Samofakturowanie w KSeF – czy Twoja firma jest gotowa na nową rzeczywistość?

Dla wielu firm samofakturowanie w KSeF wciąż pozostaje mało znanym rozwiązaniem, choć w niektórych sektorach to już codzienność. Nowe przepisy mające obowiązywac już w 2026 r. zmienią jednak sposób realizacji tego procesu – szczególnie w kontekście obowiązkowego korzystania z KSeF. Sprawdź, co musisz wiedzieć jako księgowy lub właściciel firmy.

Korzyści 

• Poznasz kluczowe zmiany w samofakturowaniu, które wejdą w życie wraz z obowiązkowym KSeF od 2026 roku.
• Dowiesz się, jakie formalności musisz spełnić, aby wystawiać faktury w imieniu kontrahenta zgodnie z przepisami.
• Sprawdzisz, jak krok po kroku przygotować swoją firmę do samofakturowania w nowym systemie.
• Zrozumiesz, jakie uprawnienia i integracje są wymagane, aby działać zgodnie z wymogami KSeF.

Czym jest samofakturowanie i jak działa w praktyce?

Samofakturowanie to procedura, w której nabywca towarów lub usług wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. To popularne rozwiązanie m.in. w:

•  rolnictwie,
•  handlu surowcami wtórnymi,
•  logistyce,
•  usługach szkoleniowych.

Dotychczas wystarczyło podpisać umowę, uzgodnić zasady współpracy i upewnić się, że nabywca zna procedury wystawiania faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jednak od 2026 roku proces ten stanie się bardziej złożony i obarczony większymi wymogami formalnymi.

Samofakturowanie w KSeF – co się zmieni od 2026 roku?

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r. zmieniają się zasady funkcjonowania faktur ustrukturyzowanych — co oznacza, że procedura samofakturowania musi zostać dostosowana.

  Najważniejsze zmiany to:

•  każda faktura wystawiona w imieniu sprzedawcy musi zawierać oznaczenie „samofakturowanie”,
•  nabywca nie może wystawiać faktur bez formalnego upoważnienia w KSeF,
•  obie strony muszą mieć autoryzację i integrację z systemem KSeF.

Przykład

Zastosowanie samofakturowania w praktyce
Przykładem takiego rozwiązania jest firma szkoleniowa, która regularnie współpracuje z kilkoma trenerami zewnętrznymi (działającymi na własnej działalności). Zamiast czekać, aż każdy z nich wystawi fakturę po każdym szkoleniu (a czasem zapomni, zrobi to z opóźnieniem lub niepoprawnie), firma sama wystawia fakturę w ich imieniu – na podstawie harmonogramu szkoleń i zawartej umowy. Trener otrzymuje kopię faktury do akceptacji i rozlicza ją u siebie.
To właśnie samofakturowanie – wygodne, szybkie i bez zbędnych formalności. Ale z KSeF będzie wymagało ich  więcej .

Nowe obowiązki przy samofakturowaniu w KSeF – lista kontrolna

•  Musisz zaktualizować umowy o samofakturowaniu – uwzględniając nowe wymogi techniczne i formalne.
•  Obie strony muszą mieć dostęp do KSeF i nadane odpowiednie uprawnienia.
•  Twój system księgowy (lub ten u nabywcy) musi umieć prawidłowo wygenerować i przesłać fakturę do KSeF z oznaczeniem „samofakturowanie”.
•  Jeśli korzystasz z biura rachunkowego – upewnij się, że ma ono procedury na taką formę fakturowania.

Podsumowanie – samofakturowanie w KSeF krok po kroku

Samofakturowanie w KSeF jest możliwe i zostanie utrzymane, ale z dodatkowymi wymogami, szczególnie dotyczącymi uprawnień i formalnych procedur. Nowy obowiązek korzystania z KSeF oznacza, że firmy, które wcześniej korzystały z samofakturowania, muszą się przystosować. Nowa rzeczywistość wymaga działania teraz, żeby uniknąć problemów podatkowych lub operacyjnych.

Jeśli Twoja firma korzysta z samofakturowania – masz czas, ale nie odkładaj przygotowań.

Autorką artykułu jest Anita Gołębiewska, CEO Hive Business School 
https://rachunkowoscpodatki.pl/ksef/samofakturowanie-w-ksef-czy-twoja-firma-jest-gotowa-na-nowa-rzeczywistosc-8072.html