KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT – co się zmieni?

Przez długi czas przedsiębiorcy zwolnieni z VAT czuli, że rewolucje podatkowe ich nie dotyczą. „My mamy swoje zwolnienie, jesteśmy małą firmą, nie podlegamy”. Ale z KSeF będzie inaczej. Ministerstwo Finansów jasno zapowiada: od 1 kwietnia 2026 r. nawet podatnicy zwolnieni z VAT będą objęci obowiązkiem korzystania z KSeF, jeśli wystawiają faktury.

Korzyści:

• Sprawdzisz, dlaczego obowiązek korzystania z KSeF obejmie także podatników zwolnionych z VAT.
• Dowiesz się, jakie konkretne kroki musisz podjąć, aby przygotować się na zmiany od 1 kwietnia 2026 r.
• Poznasz wyjątki od obowiązku oraz sytuacje, w których KSeF będzie dobrowolny.
• Zrozumiesz, jakie narzędzia i procedury ułatwią Ci wdrożenie nowego systemu fakturowania.

Nieważne, czy prowadzisz jednoosobową działalność i wystawiasz dwie faktury w miesiącu. Nieważne, że nie odliczasz VAT-u i nie występujesz o jego zwrot. Jeśli wystawiasz faktury – będziesz musiał to robić przez Krajowy System e-Faktur.

Dlaczego dotyczy to właśnie Ciebie?

KSeF ma być systemem powszechnym – jednolitym i obowiązkowym. A skoro Twoja firma wystawia faktury, to państwo chce je widzieć w jednym, wspólnym systemie – bez względu na to, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy nie.

Do tej pory osoby zwolnione mogły korzystać z wystawiania dokumentów sprzedaży w PDF-ie, Wordzie, Excelu – często ręcznie, bez żadnego systemu księgowego. Od kwietnia 2026 r. faktura będzie musiała być wystawiona wyłącznie przez KSeF.

A co z wyjątkami?

Obowiązek nie obejmie faktur VAT RR (wystawianych np. przy zakupach od rolnika ryczałtowego). W tym przypadku korzystanie z KSeF będzie dobrowolne, chyba że rolnik złoży stosowne oświadczenie i upoważni nabywcę do wystawiania faktur w systemie — wtedy obowiązek powstaje od momentu upoważnienia.

Co trzeba będzie zrobić?

•  Założyć konto w KSeF i uzyskać uprawnienia do wystawiania faktur.
•  Korzystać z programu księgowego zintegrowanego z KSeF albo z bezpłatnej Aplikacji Podatnika.
•  Uwierzytelniać się – najlepiej poprzez certyfikat wystawcy faktury, dostępny od 1 listopada 2025 r. Certyfikat będzie potrzebny także do pracy w trybie awaryjnym (offline24).

•  Do końca 2026 r. można korzystać jeszcze z tokenów, ale od 2027 r. będzie wymagany certyfikat.
•  Przeszkolić siebie (lub osobę, która pomaga Ci w fakturowaniu), by uniknąć chaosu po wdrożeniu.

Dla wielu mikroprzedsiębiorców może to być pierwsze zetknięcie z cyfrowymi narzędziami podatkowymi

I choć początkowo może to budzić opór – warto potraktować to jako szansę. Dzięki KSeF:

•  nie zgubisz już faktury,
•  szybciej uzyskasz płatność (bo kontrahent ją od razu zobaczy),
•  nie musisz archiwizować faktur – zrobi to system,
•  zmniejszysz ryzyko błędów – system sprawdza poprawność dokumentu.

Jeśli więc jesteś przedsiębiorcą zwolnionym z VAT, nie licz na wyjątek – on już nie przyjdzie.

Autorką artykułu jest Anita Gołębiewska, CEO Hive Business School 

https://rachunkowoscpodatki.pl/ksef/ksef-a-podatnicy-zwolnieni-z-vat-co-sie-zmieni-8017.html