Koniec paragonów z NIP-em? Faktury uproszczone przejdą do historii

W 2026 roku uproszczone faktury i paragony z NIP-em odejdą do przeszłości. Nowe przepisy wprowadzające obowiązek korzystania z KSeF oznaczają poważne zmiany dla firm prowadzących sprzedaż detaliczną. Sprawdź, jak się przygotować.

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż detaliczną mogą skorzystać z uproszczenia w wystawianiu faktur. Ustawodawca pozwala na wystawienie paragonu z NIP-em jeśli wartość transakcji nie przekracza kwoty 450 zł. W przypadku tych transakcji następuje zmiana, która będzie wprowadzana etapami. 

Etap pierwszy od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku. W tym okresie będzie możliwość wystawiania faktur uproszczonych oraz faktur z kas fiskalnych na dotychczasowych zasadach. Takie faktury nie będą podlegały wprowadzeniu do KSeF.

 Etap drugi od 1 sierpnia 2026 roku, od tej daty dotychczasowe faktury uproszczone będą wystawiane tylko i wyłącznie w postaci e-faktur.

Jak się przygotować?

Dla niektórych będzie to koniec wygody, do której wielu przedsiębiorców zdążyło się przyzwyczaić. Dodatkowo u każdego kto jeszcze nie posiada odpowiednich systemów zaistnieje konieczność dostosowania systemów kasowych i procedur sprzedaży do nowych wymogów. Jak zrobić to mądrze i bez stresu?

Lista zadań do wykonania:

• Sprawdzenie u dostawcy oprogramowania, czy system sprzedaży będzie gotowy na wystawianie e-faktur przez KSeF.
• Przygotowanie się do przekazania informacji o zmianie. Może być potrzebna krótka edukacja: „nie, paragon z NIP-em już nie wystarczy”.
• Zaplanowanie zautomatyzowania procesu – tak, by pełna faktura trafiała do systemu KSeF i jednocześnie do klienta bez konieczności ręcznego przekazywania przy każdej transakcji.
• Organizacja szkoleń dla pracowników aby dobrze poznali system, mieli odpowiednie uprawnienia pozwalające na wystawienie faktur według nowych zasad. 
• Wprowadzenie zmiany w zakresie obowiązków i odpowiedzialności u osób, które będą wystawiały faktury.

Jakie zmiany dla firmy?

Z jednej strony więcej pracy, zwłaszcza przy dużej liczbie transakcji detalicznych. Z drugiej strony to również szansa na uporządkowanie i cyfryzację procesu sprzedaży i mniejszej ilości błędów (np. znikające paragony). W dłuższej perspektywie to może się nawet opłacić.

Warto już teraz zaplanować zmianę – choć faktury uproszczone jeszcze chwilę pozostaną w obiegu opóźnienie we wdrożeniu może mocno wpłynąć na organizację pracy firmy i działów księgowych.

Korzyści 

• Poznasz etapy wprowadzania obowiązku wystawiania e-faktur zamiast paragonów z NIP-em do 450 zł.
• Dowiesz się, jakie konkretne działania należy podjąć, by przygotować firmę na zmiany w przepisach.
• Zrozumiesz, jakie konsekwencje dla organizacji pracy może mieć opóźnienie we wdrożeniu zmian.

Autorką artykułu jest Anita Gołębiewska, CEO Hive Business School 
https://rachunkowoscpodatki.pl/ksef/koniec-paragonow-z-nipem-faktury-uproszczone-przejda-do-historii-7990.html