Offline24 – KSeF na wypadek awarii. Szansa czy pułapka dla przedsiębiorców?

Obowiązkowy KSeF wciąż jeszcze nie wszedł w życie. I całe szczęście, ponieważ Ministerstwo Finansów cały czas pracuje, dodając nowe przepisy i uszczegółowienia. Jednym z efektów tych prac jest udogodnienie pozwalające na przesyłanie faktur z opóźnieniem w przypadku awarii – czyli tryb Offline24. To przydatne rozwiązanie, zaproponowane przez samych przedsiębiorców. Jak zawsze jednak, aby rzeczywiście nas zabezpieczało, trzeba dokładnie znać procedurę. 

Na pierwszy rzut oka to rozwiązanie wydaje się wręcz wybawieniem – faktura może być wystawiona bez dostępu do Internetu, a dopiero potem, w ciągu jednego dnia roboczego, przesłana do KSeF. Dla wielu firm, szczególnie tych pracujących „w terenie” lub w branżach, gdzie Internet bywa niestabilny (budowlanka, transport, usługi lokalne), daje to nadzieję na wywiązanie się z obowiązku bez kar i mandatów. 

Tryb Offline24 to bardzo dobry pomysł, ale wcale nie taki prosty w zastosowaniu. Aby w ogóle skorzystać z trybu offline, przedsiębiorca musi wcześniej uzyskać specjalny certyfikat wystawcy faktury – bez niego korzystanie z Offline24 nie będzie możliwe. Dodatkowo, faktury offline będą musiały zawierać dwa kody QR: jeden do weryfikacji w KSeF, drugi potwierdzający autentyczność dokumentu. To oznacza dodatkową funkcjonalność w systemach księgowych, konieczność ich integracji i przeprowadzenia testów. Dla przedsiębiorców to sygnał, że będą musieli bardzo dokładnie sprawdzić, czy oprogramowanie, z którego korzystają, zapewnia taką możliwość. 

Można zadać pytanie – czy to faktycznie jest udogodnienie? 

Faktura może być wysłana do systemu kolejnego dnia, co daje elastyczność i pewne zabezpieczenie, ale nie zwalnia to z obowiązku jej przesłania. Jeśli zapomnimy albo zawiedzie nas automat – mogą pojawić się problemy, a w przyszłości być może także kary.

 Czy zatem tryb Offline24 to rozwiązanie na miarę XXI wieku? 

Tak – jeśli potraktujemy je jako plan awaryjny, a nie codzienną praktykę.To rozwiązanie wymaga wdrożenia, przemyślenia i przygotowania. Nie zastąpi dobrze działającej integracji z KSeF, ale może być bezpieczną deską ratunku w nagłych sytuacjach. 

Nie traktujmy tej możliwości jako rozwiązania domyślnego – KSeF to poważny obowiązek, a kluczem jest wypracowanie rutyny regularnego i systematycznego wystawiania faktur oraz ich terminowej wysyłki. Warto już teraz zaplanować działania, aby być gotowym na nadchodzące zmiany i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Ważne terminy:

• 1 listopada 2025 r. rozpocznie się możliwość ubiegania się

o certyfikaty wystawcy faktury, niezbędne do korzystania

z trybu Offline24.

• 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie przedsiębiorców, któ-

rych wartość sprzedaży w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł.

• 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF rozszerzy się na pozostałych

przedsiębiorców, niezależnie od wielkości firmy czy branży

Autorką artykułu jest Anita Gołębiewska, CEO Hive Business School