Jak zabezpieczyć biuro rachunkowe / firmę przed konsekwencjami wynikającymi z wdrożenia KSeF

Warsztat został przygotowany z perspektywy praktycznej pracy biur rachunkowych oraz firm, które wchodzą w erę pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów. Program skupia się na minimalizowaniu ryzyka błędów, opóźnień, naruszeń bezpieczeństwa oraz odpowiedzialności podatkowej, która w systemie KSeF może znacząco wzrosnąć. Uczestnicy otrzymują gotowe procedury, checklisty oraz wzory dokumentów do wdrożenia w biurze rachunkowym.

Opis szkolenia

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana sposobu wystawiania i odbierania faktur – to kompleksowa transformacja procesów księgowych, obiegu dokumentów oraz bezpieczeństwa danych. Warsztat „Jak zabezpieczyć biuro rachunkowe / firmę przed konsekwencjami wynikającymi z wdrożenia KSeF” zostało stworzone, aby pomóc liderom, księgowym, właścicielom firm i działom finansowym przejść przez ten proces z pełnym przygotowaniem i minimalnym ryzykiem. Właściciele biur rachunkowych biorący udział w szkoleniu otrzymają praktyczne wskazówki jak chronić swoich klientów przed konsekwencjami wprowadzenia KSeF.

Uczestnicy nauczą się, jak zaprojektować i wdrożyć procedury, które zapewnią zgodność z wymogami KSeF, ułatwią codzienną pracę oraz realnie zmniejszą ryzyko odpowiedzialności karno-skarbowej i finansowej. Szkolenie ma charakter praktyczny: skupia się na gotowych rozwiązaniach i rekomendacjach, które można wdrożyć od razu po zakończeniu szkolenia.

Cele szkolenia

• Zrozumienie kluczowych ryzyk związanych z wdrożeniem KSeF dla biur rachunkowych i firm.
• Budowa bezpiecznego i zgodnego z prawem modelu obiegu dokumentów.
• Opracowanie procedur minimalizujących chaos, błędy i opóźnienia.
• Przygotowanie zespołów do pracy w systemie KSeF na poziomie operacyjnym i strategicznym.
• Zapewnienie bezpieczeństwa danych i certyfikatów w środowisku KSeF.

Agenda warsztatu:

1. Instrukcja obiegu, akceptacji, kontroli i archiwizacji dokumentów (wewnętrzna i dla klientów)

W ramach modułu omówimy kwestie obiegu dokumentów dla KSeF:

Wewnątrz firmy / biura rachunkowego:

• Obieg faktur kosztowych i sprzedażowych w środowisku KSeF
•  Etapy akceptacji i kontroli merytorycznej
•  Rola pracowników w przepływie dokumentów – kto, co i kiedy
•  Weryfikacja metadanych i kompletności dokumentów
•  Kontrola duplikatów i dokumentów odrzuconych przez system
•  Zasady wewnętrznej komunikacji i potwierdzeń wykonania zadań
•  Archiwizacja dokumentów – digitalizacja polityki dokumentowej

Instrukcja dla klientów biura rachunkowego:

• Jak dostarczać dokumenty po wejściu KSeF
• Jak zgłaszać błędy, korekty i zmiany
• Obowiązki klienta w zakresie opisów i uzupełnień
• Odpowiedzialności podatkowe po stronie klienta i biura
• Rekomendowane SLA (czas reakcji, akceptacji i przekazywania dokumentów w KSeF)

2. Zasady odbierania, wystawiania i wysyłania dokumentów w KSeF

• Jak poprawnie wystawić fakturę w KSeF – proces krok po kroku
•  Różnice między fakturą roboczą, kompletną, odrzuconą
•  Pobieranie dokumentów z KSeF – modele pracy: automatyczny, półautomatyczny, ręczny
• Konsekwencje błędów: błędna data wystawienia, błędne dane nabywcy, korekty
•  Wysyłanie dokumentów i potwierdzenia UPO w środowisku KSeF
•  Jak radzić sobie z dokumentami, które nie mogą być wystawione w KSeF
•  Praca na tokenach, uprawnieniach i identyfikatorach KSeF

3. Procedury awaryjne

Szkolenie zawiera pełny Plan Ciągłości Działania dla biura rachunkowego w przypadku awarii KSeF, obejmujący:

• Co robić, kiedy KSeF nie działa
•  Procedura ręcznego odbioru dokumentów
•  Tryb offline – jak wystawiać dokumenty z datą systemową
•  Komunikacja z klientami w trakcie awarii – gotowe szablony
•  Jak dokumentować działania ręczne i weryfikację danych po wznowieniu KSeF
•  Zarządzanie ryzykiem utraty danych i dokumentów
• Role i odpowiedzialności zespołu w trybie awaryjnym
•  Scenariusze: awaria programu księgowego, awaria KSeF, awaria po stronie klienta

4. Regulamin zarządzania certyfikatami w KSeF

Uczestnicy otrzymają informacje jak stworzyć regulamin zawierający:

• Zasady tworzenia, przechowywania i odnawiania certyfikatów
•  Delegowanie dostępu pracownikom i klientom
•  Kontrola nad tokenami i nadawanymi uprawnieniami
•  Rejestr certyfikatów i tokenów
• Zasady odbierania dostępu osobom odchodzącym z firmy
• Mechanizmy blokady dostępu i procedura eskalacji
•  Zasady udzielania dostępu klientom biur rachunkowych
•  Odpowiedzialność za utratę lub nieprawidłowe wykorzystanie certyfikatu

Regulamin ten jest kluczowym dokumentem minimalizującym ryzyko kar skarbowych i nieautoryzowanych działań.

5. Polityka bezpieczeństwa danych i procesu księgowego

Warsztat obejmuje omówienie polityki bezpieczeństwa KSeF:

• Bezpieczeństwo danych przesyłanych, pobieranych i archiwizowanych z KSeF
•  Zasady minimalizacji ryzyka wycieku informacji
•  Zasady tworzenia i przechowywania kopii zapasowych
• Procedury nadawania ról i uprawnień w systemach finansowo-księgowych
• Zabezpieczenia antyphishingowe i antyfraudowe
•  Audyt bezpieczeństwa – jak przeprowadzać go regularnie
•  Weryfikacja tożsamości klientów i pracowników w procesach KSeF
• Budowa kultury bezpieczeństwa w zespole księgowym

Dla kogo jest to szkolenie?

• Biura rachunkowe
•  Wewnętrzne działy księgowe
•  Właściciele firm i kadra zarządzająca
•  Liderzy zespołów księgowych
•  Osoby odpowiedzialne za wdrożenia KSeF i digitalizację dokumentów
•  Specjaliści ds. bezpieczeństwa danych

Co uczestnik otrzymuje po szkoleniu?

• Wzory procedur i regulaminów do wdrożenia
•  Checklista wdrożeniowa KSeF
•  Wzór regulaminu zarządzania certyfikatami
•  Wzór polityki bezpieczeństwa
•  Wzór procedury awaryjna „krok po kroku”
•  Instrukcja obiegu dokumentów wewnętrzna + dla klientów
•  Konsultacja Q&A podczas szkolenia
•  Pakiet aktualizacji dokumentacji w przypadku zmian przepisów

Prowadzące:

Beata Małowiecka

Ekspertka z ponad 25-letnim doświadczeniem w rachunkowości, podatkach i doradztwie biznesowym. Założycielka Biura Rachunkowego BPM Consulting w Warszawie, wspierająca przedsiębiorstwa w budowaniu bezpiecznych i efektywnych procesów finansowych.

Łączy kompetencje księgowe i prawnicze zdobyte m.in. w SGH, ALK, Uczelni Łazarskiego i na UW z wieloletnim doświadczeniem zawodowym. Pracowała w międzynarodowych korporacjach, w przedsiębiorstwie realizującym zamówienia publiczne oraz w sektorze publicznym (Sąd Rejonowy, audyty i szkolenia dla JST).

Specjalizuje się w audytach wewnętrznych, tworzeniu procedur oraz szkoleniach dla biur rachunkowych i przedsiębiorców. Ceniona za praktyczne podejście i umiejętność jasnego tłumaczenia złożonych przepisów.

Anita Gołębiewska

Od ponad 20 lat rozwija karierę w branży księgowej. Jest twórczynią Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR), która zrzesza ponad 3000 biur w całym kraju. Przez 6 lat pełniła funkcję Dyrektora Zarządzającego sieci, odpowiadając za jej dynamiczny rozwój, współpracę z partnerami strategicznymi oraz doskonałość operacyjną.

Doświadczenie zdobywała, prowadząc księgowość międzynarodowych korporacji oraz zarządzając zespołami liczącymi kilkadziesiąt osób. Współtworzyła takie projekty jak SuperKsięgowa S.A., CashDirector S.A. oraz wdrożenie usługi mOrganizer w mBanku.

Jest autorką programów edukacyjnych wspierających cyfrową transformację branży księgowej, m.in. Ogólnopolskich Cyfrowych Rewolucji Księgowych i Bądź Gotowy na KSeF – inicjatywy realizowanej pod patronatem Ministerstwa Finansów.

Nieustannie poszerza swoje kompetencje. W 2024 roku ukończyła studia podyplomowe Lider Innowacji w Akademii Leona Koźmińskiego, co pozwala jej skutecznie wdrażać nowoczesne rozwiązania w sektorze finansowo-księgowym.