Certyfikat wystawcy faktury – klucz do KSeF. Zaplanuj pobranie i testy

Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF w 2026 roku, pojawia się nowy termin: certyfikat wystawcy faktury. Właśnie ten certyfikat pomoże przedsiębiorcom wystawiać faktury w czasie awarii.

Certyfikat będzie niezbędny, jeśli będziemy wystawiać faktury w trybie offline, czyli wtedy, gdy nie będzie w danym momencie dostępu do internetu lub KSeF nie będzie działał. Ale nawet jeśli przedsiębiorca nie będzie planował korzystania z tej opcji, warto go mieć. Działa jak ubezpieczenie, lepiej mieć i nie korzystać, niż mieć i potrzebować.

Certyfikat to nie login i hasło. To specjalny plik autoryzacyjny, który identyfikuje firmę i potwierdza, że wystawca faktury ma prawo wystawić fakturę w imieniu konkretnego podmiotu. Tylko certyfikaty wystawione przez Ministerstwo Finansów będą respektowane w KSeF. Czyli nie będzie żadnych innych opcji i rozwiązań komercyjnych – wszystko będzie bazowało na jednym certyfikacie.

Certyfikat będzie można pobrać od 1 listopada 2025 r., ale nie warto czekać do ostatniej chwili. Twój system księgowy lub ERP musi być odpowiednio skonfigurowany, a procedury wysyłki przetestowane. Dla niektórych firm będzie to pierwszy kontakt z cyfrowymi certyfikatami, więc testy warto zaplanować i zrobić dużo wcześniej.

Przed wdrożeniem tego rozwiązania trzeba zastanowić się: kto w firmie będzie korzystać z certyfikatu? Czy tylko osoba wystawiająca faktury, czy właściciel firmy, czy księgowy? Być może każda z tych osób będzie go potrzebowała. Dla firm korzystających z usług biura rachunkowego trzeba będzie określić nowy model współpracy. Warto to z góry ustalić ponieważ certyfikat przypisany jest do konkretnej osoby i roli. Rola oznacza prawa jakie ma użytkownik w ramach wysyłki i odbioru dokumentacji z KSeF.

Podsumowując: certyfikat wystawcy faktury to coś więcej niż nowy obowiązek, to ważny element bezpieczeństwa i ciągłości działania w cyfrowym świecie faktur. Należy zaplanować jego uruchomienie dla wszystkich osób zaangażowanych w proces pobierania i wysyłania faktur do KSeF. Jest to ważny element sprawnego funkcjonowania firmy po wejściu obowiązkowego KSeF.

Ważny termin: 1 listopada 2025 r. Data od której można będzie pobierać certyfikaty niezbędne przy wystawaniu faktury w trybie offline.

Autorką artykułu jest Anita Gołębiewska, CEO Hive Business School